Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

Содержание
  1. Приказ о комиссии по списанию материальных ценностей
  2. Основные аспекты составления приказа о комиссии по списанию материальных ценностей (цели, формирование состава, оформление протокола и др.)
  3. Как выглядит образец приказа о комиссии по списанию имущества
  4. Итоги
  5. Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек
  6. Как списать испорченную трудовую книжку?
  7. Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?
  8. Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения
  9. Списание трудовых книжек: особенности процедуры
  10. Уничтожение документов
  11. Карьера
  12. О создании комиссии по уничтожению документов строгой отчетности
  13. Списание и ликвидация трудовых книжек
  14. В каких случаях осуществляется списание трудовых книжек?
  15. Как списать трудовую книжку?
  16. Особенности списания при наличии чрезвычайной ситуации
  17. Сотрудник не пришёл за ТК, что делать?
  18. Списание трудовых книжек в бухгалтерском учёте
  19. Утилизация бланков трудовых книжек при ликвидации
  20. Общие сведения
  21. Где взять бланки?
  22. Учет трудовых книжек и вкладышей к ним
  23. Хранение трудовиков и вкладышей
  24. Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения
  25. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве
  26. Порядок уничтожения документов
  27. Комиссия по уничтожению документов
  28. Работа ЭК
  29. Акт о выделении документов к уничтожению
  30. Приказ об уничтожении документов
  31. Акт об уничтожении документов
  32. Срок хранения актов об уничтожении документов
  33. Заключение
  34. По новому закону когда нужно уничтожать испорченные бланки трудовой
  35. Последствия утери трудовой книжки
  36. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
  37. Как происходит уничтожение бланков трудовых книжек
  38. Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек
  39. Списание и ликвидация трудовых книжек
  40. Как заполнять книги учёта трудовых книжек в случае уничтожения испорченного бланка?
  41. Что делать если трудовая книжка испорчена

Приказ о комиссии по списанию материальных ценностей

Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

Приказ о комиссии по списанию материальных ценностей издается в связи с созданием того органа, от результатов работы которого будет зависеть обоснованность выбытия непригодного для дальнейшего использования имущества. Что учесть при составлении такого приказа и как может выглядеть его образец, узнайте из нашего материала.

Основные аспекты составления приказа о комиссии по списанию материальных ценностей (цели, формирование состава, оформление протокола и др.)

Как выглядит образец приказа о комиссии по списанию имущества

Итоги

Основные аспекты составления приказа о комиссии по списанию материальных ценностей (цели, формирование состава, оформление протокола и др.)

Оформление приказа, устанавливающего состав и определяющего иные аспекты работы комиссии по списанию материальных ценностей (КСЦ), является одним из элементов многошаговой процедуры по списанию имущества фирмы. Данная процедура включает следующее:

  • выявление материальных объектов, частично или полностью утративших потребительские свойства, в том числе в результате физического или морального износа, гибели или уничтожения и по иным причинам;
  • признание имущества непригодным для дальнейшего использования в деятельности фирмы;
  • оформление необходимых документов.

Приказ о КСЦ необходим для решения целого ряда организационных вопросов:

  • определения количественного и структурного состава специалистов фирмы для формирования КСЦ;
  • установление временных рамок работы КСЦ;
  • детализация полномочий, ответственности и регламента работы членов КСЦ.

Приказ о КСЦ должен быть сформулирован таким образом, чтобы в результате работы комиссии была достигнута основная цель ее создания — принятие решения о списании имущества фирмы.

Приказ также может содержать регламент работы КСЦ, если алгоритм действий членов КСЦ при осуществлении ими своих функций не описан в ином локальном акте (например, в Положении о работе КСЦ).

Такой регламент в виде отдельного положения, в частности, может содержать детальное описание работы КСЦ, в том числе при:

  • проведении осмотра подлежащего списанию имущества;
  • изучении информации о свойствах и характеристиках этого имущества, содержащейся в технической, учетной и иной документации;
  • вынесении заключения о возможности и (или) целесообразности (пригодности) дальнейшего использования имущества (в том числе о возможности восстановления или дальнейшего использования отдельных элементов: узлов, деталей, конструкций – подлежащего списанию имущества).

О том, как работает комиссия, когда речь идет о списании основного средства, читайте в статье «Документальное оформление списания основных средств».

На нашем форуме можно обсудить любой сложный для вас момент, возникший в ходе ведения учета товарно-материальных ценностей. Например, здесь можно узнать, как правильно списать непригодный для продажи товар.

Положением также необходимо предусмотреть следующее:

  • правомочность решений КСЦ при определенном кворуме (к примеру, присутствие не менее 2/3 ее членов при принятии решения о списании);
  • сроки рассмотрения КСЦ представленных ей документов по подлежащему списанию имуществу;
  • ситуации, когда требуется приглашение экспертов или иных специалистов для определения пригодности (степени возможного использования) имущества;
  • иные важные аспекты работы КСЦ.

В положении может также определяться срок, в течение которого КСЦ представляет на рассмотрение руководителю фирмы документ, содержащий выводы комиссии о дальнейшей судьбе тех или иных материальных ценностей. Если такое положение фирмой не разработано, необходимые аспекты работы КСЦ отражаются в приказе.

О том, какую роль играет комиссия в процедуре списания малоценного имущества, читайте в материале «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Как выглядит образец приказа о комиссии по списанию имущества

Списание материальных ценностей необходимо рассматривать как один из элементов учетно-контрольной системы обеспечения сохранности и эффективности использования имущества фирмы. Поэтому работу КСЦ разумнее организовать на постоянной основе, а регламент описать в отдельном положении.

С учетом данного подхода в приказе о КСЦ отсутствует необходимость отражения детализированного описания действий комиссии, и можно ограничиться следующей информацией, включающей:

  • наименование фирмы;
  • реквизиты приказа (наименование, номер и дата);
  • указание на цель создания КСЦ, перечисление персонифицированной информации о ее членах;
  • подпись руководителя.

Один из вариантов образца приказа о комиссии по списанию материальных ценностей вы можете увидеть на нашем сайте.

Скачать образец приказа

Периодичность оформления приказа о КСЦ законодательно не установлена, поэтому сделать это можно единожды, а потом пересматривать по мере необходимости.

По результатам работы КСЦ за указанный период руководством проводится оценка ее эффективности и формулируются определенные организационные выводы (о необходимости сокращения или расширения численности КСЦ, изменения структуры, корректировки регламента работы и др.).

Итоги

Комиссия по списанию материальных ценностей необходима для проведения комплекса мероприятий по оценке пригодности материальных ценностей фирмы и решения вопроса об их списании. Ее состав и полномочия устанавливаются специальным приказом. 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/uchet_mc/prikaz_o_komissii_po_spisaniyu_materialnyh_cennostej/

Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

… Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

  • Общая информация
  • В каких случаях можно списать?
  • Как списать испорченный бланк?
  • Акт списания
  • Как происходит уничтожение?
  • Что делать, если работник не явился за трудовой?
  • Заключение

Общая информация Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность.

Как списать испорченную трудовую книжку?

О государственной гражданской службе Российской Федерации», в целях соблюдения Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных» приказываю: 1.

Утвердить Состав комиссии центрального аппарата Федеральной службы по надзору в сфере транспорта по уничтожению документов строгой отчетности, согласно приложению к настоящему приказу.
2.

Утвердить перечень документов, подлежащих уничтожению: — трудовая книжка и вкладыш к ней (в случае порчи при их оформлении); — служебный заграничный паспорт (в случае истечения срока его действия); — служебное удостоверение и вкладыш к нему (в случае увольнения работника, изменения должности или фамилии, окончания срока действия, либо порчи при его оформлении); — удостоверение государственного инспектора в области гражданской авиации (в случае увольнения работника, окончания срока действия, изменения фамилии, либо порчи при его оформлении).

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме. В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной.

В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации.

Такой порядок установлен пунктом 2.4.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Вопрос из практики: как уничтожить испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее нужно уничтожить с составлением соответствующего акта.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

Экспертизу провести в срок до 1 марта 2011 года, по завершении экспертизы представленных документов произвести уничтожение следующих бланков: — удостоверения сотрудников в количестве штук; — бланк письма в количестве штук; — испорченных бланков трудовых книжек в количестве штук; …….. 4.

Руководителю архива А.В. Дежневой и бухгалтеру В.Н. Зайцевой организовать методическую подготовку проведения экспертизы.
Мы рекомендуем почитать о том, как выдать работнику трудовую книжку материал по этой ссылке. 5.

Сотрудникам структурных подразделений, ответственным за подготовку документов к передаче в архив организации, представить комиссии документы своего подразделения, в том числе и все подлежащие уничтожению документы.
6. Секретарю Е.В.

Ивановой оформить результаты экспертизы протоколом и представить протокол в срок до 2 марта 2011 года, по факту уничтожения бланков (п. 3.

Списание трудовых книжек: особенности процедуры

В документе регламентируются порядок направления в командировки, сроки предоставления отчетов, размеры суточных, порядок возмещения командировочных расходов и другие важные вопросы, связанные с направлением работников в командировки.

  • Положение о филиале Представлены образцы Положений о филиале в формате Word
  • Письмо после собеседования Примерный образец письма кандидату после собеседования
  • Благодарственное письмо — образцы Благодарственное письмо (письмо-благодарность) – вид некоммерческого делового письма, в котором выражается благодарность за выполнение какой-то просьбы, поручения, за сотрудничество.

Уничтожение документов

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь. Как правило, делают подобное действо на территории предприятия, чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

Внимание Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней. Что делать, если работник не явился за трудовой? В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться.

Карьера

Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 8 Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек — основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника — столь же строго регламентированы действующим законодательством, как и обязанности по их правильному ведению и заполнению. Бланки трудовых книжек Экскурс в историю Впервые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Важно Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 г. они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие были введены Трудовые списки. И наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца.

О создании комиссии по уничтожению документов строгой отчетности

Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст. Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).
Примерный образец …

  • Гражданско-правовой договор с работником (образец) Гражданско-правовой договор шаблон договора с работником
  • Акты — образцы и примеры Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).
  • Правила внутреннего трудового распорядка В соответствии со ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка локальный нормативный акт организации, регламентирующий регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Образцы (шаблоны) правил внутреннего трудового распорядка.

Сокращение — Образцы форм и приказ о сокращении персонала Образцы форм и приказ о сокращении

  • Уведомление о привлечении иностранных граждан Форма уведомления о привлечении и использовании для осуществления трудовой деятельности иностранных граждан и (или) лиц без гражданства, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы, и имеющих разрешение на работу
  • Трудовой договор с работником Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового…
  • Трудовой Кодекс Российской Федерации Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года (в ред.

Примерный образец

  • Обходные листы: практика применения Обходные листы применяются в трудовых отношениях практически повсеместно. Заслуженно ли им уделяется столько внимания? Какая важная информация фиксируется в них, что порой без их заполнения работодатель старается задержать работника на работе любой ценой, даже идя наперекор действующему трудовому законодательству? Законны ли такие действия? Об этом и не только вы узнаете из статьи.
  • Обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Примерный образец Работник, получивший доступ к конфиденциальной информации, должен подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки.

Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы.

Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание. Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет.

Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме.

Источник: http://advocatus54.ru/prikaz-o-sozdanii-komissii-dlya-unichtozheniya-isporchennyh-blankov-trudovyh-knizhek/

Списание и ликвидация трудовых книжек

Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Трудовые книжки (далее ТК) должны заполняться уполномоченным лицом. Наличие в них ошибок, исправлений или недостоверной информации недопустимо.

Испорченный документ подлежит уничтожению. При этом ТК относятся к бланкам строгой отчётности, поэтому их списание и ликвидация должны осуществляться на законных основаниях и в определённом порядке.

В каких случаях осуществляется списание трудовых книжек?

В процессе заполнения ТК сотрудник, ответственный за её ведение, может совершить ошибку. Испорченные бланки обязательно должны быть списаны и уничтожены соответствующим образом.

Ликвидация трудовых книжек необходима в перечисленных ниже ситуациях:

  • если документ перестал быть востребованным;
  • если бланк потерял актуальность;
  • если в ТК имеются ошибки либо недостоверная информация;
  • если документ был испорчен в результате чрезвычайного происшествия (например, при пожаре в организации).

После увольнения сотрудник должен вернуться за своей трудовой. Если по какой-либо причине он не может сделать это самостоятельно, документ способны забрать его законные представители.

В некоторых случаях гражданин и его близкие так и не приходят за ТК, поэтому она передаётся на хранение в архив, где обязана находиться в течение 50 лет. Уничтожение допускается лишь по истечении данного срока.

Заполнение трудовых старого образца не приветствуется, особенно если речь идёт о формах бланка, потерявших юридическую силу. В такой ситуации руководитель обязан завести сотруднику новую ТК и перенести в неё информацию из старого образца. Бланки, потерявшие актуальность, подлежат уничтожению.

Как списать трудовую книжку?

Первоначально руководство фирмы издаёт приказ в свободной форме о создании специальной инвентаризационной комиссии. В её состав входят главный бухгалтер и сам руководитель. Кроме этого, членами комиссии могут быть юрист, работающий в данной компании, и другие специалисты.

Назначенная комиссия должна провести инвентаризацию предоставленных ТК. Испорченные или невостребованные бланки подлежат выдаче по описи, имеющей форму № ИНВ-16.

Сотрудник, ответственный за оформление ТК, составляет соответствующий акт о списании испорченной трудовой книжки.

Данный документ не имеет стандартной формы, но обязуется содержать в себе перечисленные сведения:

  • наименование документа;
  • дату оформления;
  • название организации;
  • количество ТК, подлежащих уничтожению;
  • планируемую дату ликвидации;
  • серию и номер каждой трудовой;
  • причину ликвидации;
  • стоимость каждой списываемой ТК;
  • должности и ФИО сотрудников, ответственных за ликвидационный процесс;
  • персональные подписи каждого члена комиссии, ответственной за уничтожение ТК.

Уничтожением ТК может заниматься сама компания или специализированная организация за определённое вознаграждение. В обоих случаях при ликвидационном процессе обязаны присутствовать сотрудники, ответственные за списание ТК. Документы обычно шредируют, разрезают ножницами либо сжигают.

Акт о списании, заполненный и заверенный подписями ликвидационной комиссии, должен быть дополнен номером испорченной или неактуальной ТК, вырезанным перед уничтожением. После завершения процедуры списания информация о ней должна быть занесена в соответствующую приходно-расходную книгу.

Особенности списания при наличии чрезвычайной ситуации

Если ТК были испорчены или утеряны при пожаре, наводнении или ином ЧП, случившемся в организации, руководство первоначально должно зафиксировать масштаб происшествия.

С этой целью требуется получить от МЧС или коммунальных служб соответствующую справку, подтверждающую факт наличия ЧП и нанесённого им ущерба.

Сотрудник не пришёл за ТК, что делать?

Работник уволился из организации, но так и не пришёл за своей ТК? Не стоит спешить избавиться от документа, потому как законодательство обязывает руководителей хранить данные бланки в архиве на протяжении 50 лет.

В такой ситуации первоначально следует попытаться связаться с бывшим сотрудником или его родственниками.

Если связь потеряна, но у вас имеется адрес проживания лица, ТК может быть отправлена по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Списание трудовых книжек в бухгалтерском учёте

Как указывалось выше, ликвидационная операция должна быть отражена в соответствующей приходно-расходной книге. Кроме этого, сведения о списании подлежат отражению в бухгалтерской документации.

Законодательство РФ не предусматривает чётких требований на этот счёт, поэтому бухгалтер организации может руководствоваться представленными ниже рекомендациями.

Операция отражается в отчётной документации следующим образом:

  • Дт 10, Кт 60 (инвентаризация бланков ТК);
  • Дт 19, Кт 60 (указание величины НДС);
  • Дт 68, Кт 19 (принятие налогового сбора к вычету);
  • Дт 006 (забалансовый учёт ТК);
  • Кт 006 (процесс списания испорченных либо неактуальных ТК с забалансового учёта).

Новые трудовые, оформленные после уничтожения старых бланков, а также дополняющие их вкладыши подлежат учёту и соответствующему заполнению. Сотрудник, ответственный за выполнение данной работы, выбирается и назначается по распоряжению руководства компании. Заполнять бланк ТК иное лицо не должно.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/spisanie-i-likvidaciya-trudovyx-knizhek/

Утилизация бланков трудовых книжек при ликвидации

Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.

Общие сведения

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:

— ведения и хранения трудовых книжек ;

— изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной.

В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст.

 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно.

Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка.

Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п.

 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Где взять бланки?

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина.

Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа — ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.

К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями.

Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя.

Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним

Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность.

Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Хранение трудовиков и вкладышей

Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).

В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее.

Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо.

Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.

Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.

Источник: http://k-p-a.ru/utilizatsiya-blankov-trudovyh-knizhek-pri-likvidatsii/

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

   В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30.

Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

  • закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
  • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
  • приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
  • приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
  • постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

  • бумаги можно сжечь;
  • порвать вручную;
  • использовать шредер;
  • сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению

Вариантыв первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

Предварительные действия

  • издаётся приказ о создании комиссии;
  • создаётся экспертная комиссия;
  • отбираются документы к уничтожению;
  • составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Комиссия по уничтожению документов

  Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК).

Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную.

В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

  • создание ЭК;
  • состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.

Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

Внимание!

Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

Акт о выделении документов к уничтожению

Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её актуальную версию можно скачать здесь.

В документ методично нужно внести:

  • гриф утверждения;
  • название папки с делом или документа;
  • даты начала и окончания дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • количество томов или листов;
  • срок хранения.

В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку. В любой момент их можно уничтожать.

Приказ об уничтожении документов

Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

  • его дату и номер;
  • основание (акт о выделении дел к уничтожению);
  • распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
  • способ и время уничтожения.

После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь, обязательно должен содержать:

  • способ уничтожения;
  • исполнителя;
  • опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

  • документы точно больше не понадобятся;
  • в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно:не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/kak-pravilno-unichtozhit.html

По новому закону когда нужно уничтожать испорченные бланки трудовой

Приказ о создании комиссии для уничтожения испорченных бланков трудовых книжек

Наиболее распространенные ошибки в именах и фамилиях работников. Например, при заполнении трудовой книжки кадровик может вместо правильного имени «Наталья» записать «Наталия».

Для ведения учета трудовых книжек штатных сотрудников предприятия необходимо завести специальную приходно-расходную книгу, где будут регистрироваться сведения об учете этих документов. Отдельная книга должна быть предусмотрена для фиксации движения трудовых.

На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки.

В документе регламентируются порядок направления в командировки, сроки предоставления отчетов, размеры суточных, порядок возмещения командировочных расходов и другие важные вопросы, связанные с направлением работников в командировки.

Последствия утери трудовой книжки

К ним и нужно прибегнуть.

Законодательство предписывает, что, обнаружив пропажу трудовой книжки, гражданин должен незамедлительно обратиться к нанимателю по последнему месту работы с заявлением об утрате.

Причем сделать это нужно обязательно в письменной форме. Как быть, если на данный момент вы не работаете, и какое рабочее место считать последним? Если вы уже успели заключить трудовой договор с работодателем по новому месту работы, то именно на его имя нужно адресовать свое заявление.

Если нет, или вы на момент обнаружения утраты не имеете работы, то обратиться нужно к прежнему работодателю. Отказать вам он не имеет права, и восстановление утраченной трудовой книжки вполне реально.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п.

Как происходит уничтожение бланков трудовых книжек

Сейчас закон установил правила, по которым определяется небольшое количество организаций, уполномоченных на распространение. К тому же теперь трудовые ведутся исключительно работодателями на всех сотрудников, которые трудятся в компании больше 5 дней.

Исключением является:

  1. если специалист работает по совместительству,
  2. если руководитель – физическое лицо (не ИП).

Еще одна отличительная черта старых трудовых от новых – это совмещение двух разворотов о поощрениях в один раздел «сведения о награждениях». Таковыми заведуют:

Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями.

В обязанности компаний входят:

  1. транспортировка,
  2. охранная функция,
  3. складирование.

Как осуществляется списание выданных, но испорченных при хранении трудовых книжек

Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа.

В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый. Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание. В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек.

Списание и ликвидация трудовых книжек

Если по какой-либо причине он не может сделать это самостоятельно, документ способны забрать его законные представители. В некоторых случаях гражданин и его близкие так и не приходят за ТК, поэтому она передаётся на хранение в архив, где обязана находиться в течение 50 лет.

Уничтожение допускается лишь по истечении данного срока. Заполнение трудовых старого образца не приветствуется, особенно если речь идёт о формах бланка, потерявших юридическую силу.

В такой ситуации руководитель обязан завести сотруднику новую ТК и перенести в неё информацию из старого образца. Бланки, потерявшие актуальность, подлежат уничтожению.

Наиболее часто сотрудники, ответственные за заполнение ТК, делают ошибки при указании информации на титульном листе. В этой ситуации необходимо завести новый бланк, потому как исправлять сведения на титульнике недопустимо.

Как заполнять книги учёта трудовых книжек в случае уничтожения испорченного бланка?

Что касается удержания с работника, испортившему бланк трудовой книжки при ее заполнении или хранении, денежных средств за испорченный бланк, то это является частным случаем привлечения работника к материальной ответственности.

Соответственно должна быть соблюдена процедура привлечения работника к такой ответственности (см.

приложение к ответу ниже), в том числе, проведена проверка, а также получено от работника письменное объяснение, а в случае отказа работника предоставить объяснение – составляется соответствующий акт ().

Именно на основании результатов проверки, следует издать приказ об удержании из заработной платы работника стоимости испорченного бланка.

Читайте о еще больше по ссылке. Подробности в материалах Системы Кадры: Как определить сумму ущерба, причиненного сотрудником организации Прежде чем принять решение о взыскании ущерба с сотрудника, работодателю следует провести проверку, чтобы установить сумму убытка и причины его возникновения.

Что делать если трудовая книжка испорчена

Взамен испорченной трудовой книжки прежним работодателем выдается дубликат на основании заявления работника, в который переносятся все произведенные записи.

В дальнейшем, после представления в кадровую службу работником дубликата книжки должна быть внесена запись о приеме на работу. Обоснование: В п. 33 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 «О трудовых книжках» (Далее – Постановление №225) говорится о том, что в том случае, если книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.

И если да,то какая организация должна это сделать (предыдущее место работы)? P.S.Виноват в том, что трудовая книжка испорчена сам сотрудник.

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работнику оформляется дубликат.

Источник: http://domprava76.ru/po-novomu-zakonu-kogda-nuzhno-unichtozhat-isporchennye-blanki-trudovoj-81741/

Вопрос Юристу
Добавить комментарий