Личные дела сотрудников бюджетных учреждений

Содержание
  1. Личное дело работника – как его правильно оформить
  2. Для чего ведется личное дело?
  3. В частных компаниях
  4. Документы для формирования личного дела
  5. Порядок оформления личного дела
  6. Титульный лист
  7. Лист-заверитель
  8. Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)
  9. Личные дела сотрудников бюджетных учреждений
  10. Личные дела работников бюджетных организаций
  11. Личное дело сотрудника
  12. Как ведут личные дела сотрудников в бюджетных учреждениях?
  13. Результаты поиска:
  14. Личное дело работника – как его правильно оформить
  15. Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению
  16. Чем регламентируется порядок их ведения
  17. Формирование личного дела сотрудника
  18. Что в нем должно быть
  19. Личная карточка сотрудника по форме Т-2
  20. Хранение
  21. Что делать с личными делами уволенных работников
  22. Сроки хранения
  23. Порядок передачи в архив
  24. Какие есть нюансы
  25. Резюме
  26. Личное дело работника в 2019 году
  27. Ведение личных дел работников
  28. Как оформить личное дело работника
  29. Оформление обложки личного дела
  30. Какие документы должны быть в личном деле сотрудника
  31. Как вести личные дела работников
  32. Положение о ведении личных дел работников
  33. Кадровое дело в бюджетной организации
  34. Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?
  35. Ведение кадрового делопроизводства в бюджетном учреждении
  36. Кадровое делопроизводство в бюджетной организации
  37. Кадровое дело в бюджетной организации вебинар

Личное дело работника – как его правильно оформить

Личные дела сотрудников бюджетных учреждений

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

  Личная карточка работника, форма Т-2

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

  Как заполнить табель учета рабочего времени

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

  Личная карточка работника, форма Т-2

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

  • По алфавиту;
  • По структурным подразделениям;
  • По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Важно! В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно.

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании.

Источник: https://kadrypro.ru/kadrovye/lichnoe-delo-rabotnika.html

Личные дела сотрудников бюджетных учреждений

Личные дела сотрудников бюджетных учреждений

Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве.

Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов.

Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Личные дела работников бюджетных организаций

Если выявляются недостатки в их оформлении и ведении, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно (п.

337 Перечня). Права работника в области защиты его персональных данных Поскольку вся информация о сотруднике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, получаемая кадровой службой, относится к персональным данным, стороны (работник и работодатель) обязаны соблюдать нормы, установленные Законом N 152-ФЗ и гл. 14 ТК РФ.

Личное дело сотрудника

РФ;- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;- иные документы.

В других бюджетных организациях, не относящихся к государственной службе, кадровый работник самостоятельно формирует личное дело, руководствуясь указанным перечнем.

Для этого заводится специальная папка (например, картонный скоросшиватель «Дело»), в которую подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:- личная карточка;- копии документов об образовании;- характеристики и рекомендательные письма;- личные заявления работника, приказы и распоряжения по личному составу, касающиеся данного работника;- справки, объяснительные, фотографии;- иные документы.Оформляем личное делоДля оформления личного дела рекомендуем пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Как ведут личные дела сотрудников в бюджетных учреждениях?

1 ст. 20 Закона N 152-ФЗ). 2. Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона.

Результаты поиска:

В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Статьей 13.

11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб.
для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации. В соответствии со ст. 13.

14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: — представляемые при приеме на работу; — фиксирующие прием на работу; — возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем, как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела.

Приведем образец его заполнения.

Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2010, N 8ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ.НА ЧТО СЛЕДУЕТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ?В любой организации для систематизации данных о работниках кадровики ведут личные карточки по форме Т-2

Источник: http://advocatus54.ru/lichnye-dela-sotrudnikov-byudzhetnyh-uchrezhdenij/

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Личные дела сотрудников бюджетных учреждений

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

— личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации.

Что такое EBITDA и какую информацию можно получить, зная значение данного показателя.

Как правильно сшивать документы https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html и какие варианты существуют.

— если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Личное дело работника в 2019 году

Личные дела сотрудников бюджетных учреждений

Как формировать личные дела сотрудников? Нужно ли заводить личное дело на совместителя? Какие документы включаются в личные дела? Обо всем читайте в нашей статье

Ведение личных дел работников

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников. Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться ЛНА работодателя.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике.

Как оформить личное дело работника

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Документы личного дела работника помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел. После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Оформление обложки личного дела

Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Подлинность документов в заголовке дела не оговаривается

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и приказа об увольнении лица, на которое это дело заведено.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Обязательными реквизитами обложки дела являются также указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), и срок хранения дела (на обложках дел постоянного срока хранения указывается: «Хранить постоянно»)

Скачать образец >>>

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, законодательством РФ не определен.

Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и сокращением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

► Можно ли вместо личных карточек вести личные дела

В личные дела работников включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров или анкета; копия документа, удостоверяющего личность;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
  • копии документов воинского учета работника для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
  • копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником);
  • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);
  • копия приказа (распоряжения) о приеме на работу; копия должностной инструкции работника;
  • копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).

Как вести личные дела работников

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями); уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических сведений о работнике;
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора; копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки; другими документами, связанными с работой.

Поступающие в личное дело сотрудника документы располагаются в хронологическом порядке.

Помимо перечисленных, в личное дело работника могут входить и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).

► Как составить и оформить опись личного дела

Кроме того, в личное дело сотрудника помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

► Как вести личную карточку: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел работников, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения в личном деле работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»).

Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя.

Каждый раз после внесения очередного изменения в личное дело работника сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.

Положение о ведении личных дел работников

Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ – Положение о ведении личных дел, учитывающий все нюансы ведения личных дел. Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами сотрудников необходимо уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования личных дел; состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях);
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
  • порядок ведения личных дел; порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
  • порядок хранения личного дела после увольнения работника;
  • другую информацию.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/380960-01-03-2016-lichnoe-delo-rabotnika

Кадровое дело в бюджетной организации

Личные дела сотрудников бюджетных учреждений

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении Делопроизводством называют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке.

К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и другие. Кадровое делопроизводство на предприятии Обычно это бухгалтер или секретарь. Пошаговые рекомендации по оформлению Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто! Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть.

Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта Летний легкий курс основ кадрового делопроизводства для новичков — 2018 КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Дополнение к ¦ 9, 10¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦карточке по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учету кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 3 ¦ 06 — 14 ¦25.01.2006¦Заявление о ¦ 11 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦приеме на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 4 ¦ 06 — 15 ¦23.06.

2002¦Копия диплома¦12, 13¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦об ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦образовании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 5 ¦ 06 — 17 ¦15.07.

2002¦Копия ¦ 14 ¦ ¦ ¦ ¦Свидетельство ¦ ¦ ¦ ¦свидетельства¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 798-712-456-32¦ ¦ ¦ ¦обязательного¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пенсионного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦страхования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + 6 ¦ 06 — 01 ¦25.01.2006¦Трудовой ¦ 15 — ¦ ¦ ¦ ¦Трудовой договор¦ ¦ ¦ ¦договор ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦от 25.01.

2006 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 2 ¦ + + + + + + + + + 7 ¦ 06 — 02 ¦25.01.2006¦Приказ о ¦ 21 ¦ ¦ ¦ ¦Приказ от ¦ ¦ ¦ ¦приеме на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦25.01.2006 N 4 ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + + + + + + + + + …¦ … ¦ … ¦ … ¦ …

На практике он выглядит как папка с документами, формирующимися и подшивающимися в течение времени работы конкретного лица в организации.

Обычно в личное дело включаются следующие документы:- внутренняя опись документов дела; — личная карточка работника (форма N Т-2); — дополнение к личной карточке работника; — автобиография; — копии документов об образовании; — характеристики и рекомендательные письма; — личные заявления работника; — трудовой договор; — копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; — аттестационные листы; — отзывы должностных лиц о работнике; — справки о состоянии здоровья; — фотографии; — другие документы, нахождение которых в личном деле будет целесообразным; — лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив). Личное дело заводится непосредственно после издания приказа о приеме работника на работу.

Ведение кадрового делопроизводства в бюджетном учреждении

Помимо этого отдел кадров занимается и другой деятельностью: ведением трудовых книжек, штатного расписания, оформлением отпусков, командировок, больничных листов, поощрений, взысканий, воинским, табельным и прочими видами учета.

Кроме того, в функции сотрудников этого отдела входит составление отчетной документации для: — руководства; она может быть подана в произвольной форме и включать в себя списки сотрудников, а также информацию о приеме на работу, увольнениях и так далее; — статистических органов — принятые/уволенные, среднесписочная численность работников; — Пенсионного фонда; включает целый ряд документов, в том числе и индивидуальные сведения о заработке и трудовом стаже каждого работника предприятия; — фонда обязательного медицинского страхования — оформление страховых полисов; — бухгалтерии — приказы о приеме, увольнении, об отпусках, кадровых перемещениях, больничные листы.

Кадровое делопроизводство в бюджетной организации

Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела. Приведем образец его заполнения.

  • Постановление об унифицированных формах первичной документации, связанное с учётом и оплатой труда»;
  • Организационно-распорядительная документация

В обязательном порядке в организации должны быть следующие документы:

  • Штатное расписание (15, 57 ТК РФ);
  • Договоры, трудовые книжки;
  • График отпусков;
  • Положение о защите персональных данных сотрудника (ст.86-88 ТК РФ);
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст.189, 190 ТК РФ);
  • Должностные инструкции;
  • Книга по учёту бланков;
  • Личные карточки сотрудников;
  • Расчётный лист;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о противопожарной безопасности и охране труда

Остальные документы носят факультативный характер, и приступать к их разработке следует в тогда, когда решён вопрос с обязательной документацией.
В бюджетных учреждениях порядок хранения документов, содержащих персональные данные работников, может различаться.

Например, локальными нормативными актами может быть установлено, что приказы о приеме, переводе, увольнении работников хранятся отдельно от других документов и формируются в дела в течение года по мере их создания.

В этом случае в папки с персональными данными будут помещаться копии таких документов.

Если же штат невелик, возможно хранение оригиналов указанных приказов непосредственно в папках с персональными данными. Другие документы (заявления о приеме на работу, аттестационные листы, объяснительные работников и т.д.) хранятся непосредственно в этих папках. Передача личных дел работников в архив В отделе кадров хранятся дела работающих сотрудников.

После увольнения работника его личное дело подготавливается кадровой службой для передачи в архив.

Кадровое дело в бюджетной организации вебинар

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.


Затем издаётся приказ о предоставлении отпуска. График отпусков в бюджетном учреждении является обязательным документом для работника и работодателя.

Если сотруднику он гарантирует право на ежегодный отдых, то руководителю позволяет:

  • организовать максимально эффективную работу;
  • заблаговременно оформить и оплатить отпуск;
  • при надобности найти замену уходящему в отпуск работнику

Согласно статье 17 Федерального закона от 22 октября 2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» бюджетное учреждение должно обеспечивать сохранность всех документов, в том числе документов по личному составу сотрудников.

Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем, как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов.

Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).
Опись документов можно готовить на компьютере, а дата и подпись ставятся вручную.

В конец дела подшиваются бланки листов-заверителей дела. Приведем образец его заполнения.

Источник: http://lcbg.ru/kadrovoe-delo-v-byudzhetnoj-organizatsii/

Вопрос Юристу
Добавить комментарий